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リモートワーク(テレワーク)で活用できるITツール

体力づくりとダイエットに勤しむスタッフKです。運動はしているのですが、やはりお酒をやめないと痩せませんね。。。

今日お話しするのは、リモートワークについて現在、日本ではリモートワークという言葉を聞かないことがないくらいですが、現在のコロナウイルスの影響で一時的にこのリモートワークをおこなっている企業様も多く見られます。今回は、このリモートワークについて書いてみたいと思います。

 

リモートワークとは

リモートワークとは正式には下記のことを指します。

会社などの事務所に出勤することなく、離れた場所(リモート)で職務をおこなう勤務形態のこと。同意着で「テレワーク」「在宅勤務」という言葉があります。会社などの事務所から離れた場所ですので、スターバックスようなカフェ、ネットカフェもリモートワークになります。

最近では、カフェ以外にもフードコートでもパソコン作業をされている方もおられますね。。。

リモートワークを実現するには、やはりITのツールが必要となります。
ITツールといっても多額のコストや設備が必要なく、携帯電話とパソコン、ネット環境があれば問題なく始められるのが特徴です。

 

リモートワークを実現するツール

リモートワークには、ITツールの導入が不可欠ですが、特にその中で必要なのが、どこでも使用できる連絡ツールとファイルの共有ツールになります。連絡手段としてはチャットワークを。ファイル共有はGoogleドライブやDropboxになります。

 

連絡ツール チャットワーク

リモートワークの連絡手段チャットワーク

チャットワーク公式サイト:https://go.chatwork.com/ja/

 

チャットワーク簡単に説明するとビジネスで利用できるLINEのようなチャット機能です。

メールのように相手のメールアドレスを指定、件名入力、相手の役職、名前の入力という作業が必要ありません。それだけでこんなに連絡が容易なんだと感じるかもしれません。

また、ファイル送信や、ビデオ通話、多少のタスク管理も可能です。チャット機能にはグループチャットが可能で、LINEと同じようにグループを作成してメンバーを招待することも可能です。

これにより全社員だけではなく、部署ごとのグループを作成してチャットで連絡することも可能です。

これだけの機能ができて無料で使用できるのは素晴らしいと思います。

チャットワーク公式サイト:https://go.chatwork.com/ja/

Chatwork Live(ビデオ通話)

ビデオ通話をすることにより相手との音声通話やビデオ通話、画面共有が可能なため、実際に目の前で打合せをしているような感覚で打合せすることが可能です。

もし、パソコンにカメラがない場合でも現在では数千円で販売されているので安心です。また、iPhoneであれば、フェイスタイムなどを一時的な代替として使用する方法もあります。

ファイル送信

メールでは、容量の大きいファイルの送信は難しいですが、チャットワークの場合では大容量ファイルでも送信可能です。また、送信できるファイルもビジネスで使用されるWordやExcel、PDF以外にも.psdデータや.aiデータなどデザイン関係の職業で使用されるファイルでも送信可能です。

タスク管理

タスク管理については、簡単にタスクと期限、対応するメンバーを登録するだけではありますが、簡易に管理する内容(今日中に完了する必要のある業務)などを登録するには良いかと思います。

 

クラウドサービス Googleドライブ、DropBox

Googleドライブ公式サイト:https://www.google.co.jp/drive/

ドロップボックス公式サイト:https://www.dropbox.com/ja/

使用されている方も多いかもしれませんが、クラウドサービスを使用することによりファイルをリアルタイムに共有可能です。

使用できるファイルもほぼ、すべてのファイルになります。

たまに同期が遅い場合などがありますが、その場合は、前述のチャットワークなどで送信すると良いかもしれません。

また、共有ドライブの容量がいっぱいになることもあります。
その場合は削除したファイルが、Googleドライブのサイト内にある「ゴミ箱」に残っていますので、確認の上、削除してください。

また、Googleドキュメントにすることによりスマートフォンから確認や修正等も可能です。

 

リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークにはメリットが多くありますが、デメリットも多くあります。
その点は注意して対応策が必要になります。

リモートワークを導入するメリット
  • 生産性の向上(人による)
  • コストの削減
  • 通勤時間の削減
  • 地方の優秀なスタッフを雇える
  • 早めに仕事を片付けられる(早起きさん)

 

リモートワークのデメリット
  • 生産性の低下(人による)
  • ルーズなタイムスケジュール
  • コミュニケーション不足
  • 職種による影響 営業など

最後に

今回はリモートワークについて簡単に説明いたしました。
まだまだ、他にも優秀なツールや新しいツールはありますので、またご紹介したいと思います。

また、個人的にはリモートワークに少しづつ慣れていき、導入するのがおススメです。
ただ、現在のコロナウイルスの影響により すぐにでも実行したい場合は、ツールや実際の業務での慣れなどが必要なので少し難があるかもしれません。

この機会に日本も海外のようなリモートワークの普及になっていくのでは、なんて考えたりもします。

とりあえず、今は皆さんご自身やご家族のお身体を第一にしてください。

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