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Chatwork(チャットワーク)の活用方法

チャットワークとは

リモートワークの連絡手段チャットワーク

公式サイト:https://go.chatwork.com/ja/

 

チャットワークとは、公式サイトの内容から説明すると

Chatworkはメール、電話、会議・訪問など
仕事で必要なコミュニケーションを
より効率的にするビジネスチャットです。

簡単にいうとチャットです。

プライベートで使用するチャットというとLINEがありますが、このLINEの「ビジネス版のような」チャットがチャットワークになります。

ビジネスでもLINEを使用して社内の連絡をおこなっている会社もあると思いますが、アイコンやタイムラインなどのプライベートな内容(タイムラインは非表示にはできますが)などもあり抵抗があるという方もおらえると思います。

また、カメラで撮影した画像などは送信できますが、Word、ExcelファイルやPDFなどは送信できないデメリットもあります。
そこで、ビジネスでも安心して活用できるのでChatwork(チャットワーク)になります。

 

Chatwork(チャットワーク)でできること

Chatwork(チャットワーク)では、チャット以外の様々な機能がありますので、ここでご紹介いたします。

 

チャット

Chatworkによるチャット機能

これは、通常のチャット機能です。
普通にチャットとして文章を送信できますが、

例えば、相手から送られてきた内容が複数の回答を求められる場合、(例:①支払いはいつですか? ②いつ完成しますか? ③原稿はいつできますか? など)の場合、質問をドラッグするだけで「メッセージに引用」することが可能です。
このため、文章に対して「はい」「5月上旬頃にお支払いください」「4月末に完成します」などの短文で返信が可能です。

また、メリットとしてあるのが、堅苦しい文章になりにくく、話し言葉のように伝えやすい、返信しやすいというメリットがあります。

 

グループチャット

LINEと同じようにグループを作成できます。

アカウントは個人単位で取得して、会社のグループを作成することにより一斉の連絡なども可能です。
また、社内グループ以外にも社外の複数の方とのグループを作成することも可能です。

これにより、クライアントの管理部門の方が、実際に依頼を出す営業部の方の内容を把握してチェックすることも可能です。

 

ファイル送信・管理

ファイル送信機能

LINEなどにはない機能として大きいのがファイル送信機能です。(ドラッグだけで送信できます!)

ビジネスで使用するWord、ExcelファイルやPDFなどが送信でき、当社のような業種で使用するPhotoshopやIllustratorなどのファイル、圧縮したファイルが送信できます。

メールの場合、ファイルサイズがオーバーして送れない。代わりにギガファイル便のようなファイル送信サービスを使用するという煩雑さがありません。

また、クラウドサービスを使用しているが、うまく共有できない場合や遅い場合などにも活用頂けます。

 

ビデオ・音声通話

ビデオ通話

ビデオ通話や音声通話は、パソコンなどのデバイスにカメラやマイクがついていることが前提となりますが、可能です。

同じファイルを見ての打合せやグループでの打合せにも活用できます。

 

画面共有(Web版のみ)

画面共有機能はウェブ版のみ活用できます。

例えば、お客様との資料を活用した打ち合わせやPCソフトの操作説明などにも活用できます。

 

タスク管理

タスク管理画面

例えば、スタッフに業務を依頼した場合、ご自身のTo Do リスト以外にもこちらでタスク登録をおこない、タスクが完了した連絡があれば、そのタスクにある「完了」ボタンをクリックすれば完了となります。

タスクには、その内容の他に 担当する方、期限なども設けることが可能です。

特にマネジメント層の方や複数のスタッフに依頼をする立場の方は、「To Do リストがいっぱいになる」というのを防ぐのにも良いと思います。

 

モバイルにも対応

Chatworkはモバイルにも対応

Chatwork(チャットワーク)では、モバイルアプリも用意されています。

手元にいつもパソコンを持ち歩いていない営業の方でも外出時に連絡することも可能ですので、貴社後の作業の軽減や業務スピードの向上も可能です。

 

活用方法

ツールとしては、以上の機能がありますが、実際の活用方法をご案内いたします。

 

取引企業との連絡ツールとして

取引企業とのメールの場合、とても煩雑になりがちです。

件名や相手の会社名、役職、お名前を入力してからやっとで本題に。
また、細かい質問のやりとりだと特に難しく、最終的に電話でとなってしまいます。

 

打合せツールとして

打合せをおこなう際に、事前に資料を送っておきます。
その資料を画面共有にて表示して、マウスのカーソルで該当箇所を合わせて確認。
修正があれば、その場で確認して最後にそのファイルをまた共有するということで打合せツールとして活用できます。

  • これにより打合せの移動時間の減少
  • スケジュール調整がおこないやすくなる
  • 打合せが「すきま時間」でおこなえ

上記のようなメリットがあります。

 

社内共有ツールとして

社内連絡にも使用できる点は、前述の通りですが、これが部署ごとやプロジェクト毎にグループを作成できる点もメリットがあります。

また、連絡手段としてではなく、共通のノートや掲示板としても活用できます。
例えば、「○○○の改善方法について」のグループを作成、該当メンバーを集め、そのグループ内で改善方法の提案や意見を集める場合にも活用できます。

 

プランについて

プランについては、無料で利用できるフリープランがあります。
お試しで使う場合でも、最初はそこまで活用はしないという場合でも利用できます。

プラン・料金 ビジネスチャットならChatwork

 

最後に

今回ご紹介させて頂きましたチャットワークは、私たちのようなIT関連企業だけではなく、
最近では証券会社様やメーカー様など多岐に渡る業種でも活用されています。

やはり導入の決め手は「スピーディーなやりとり」「ファイル送信の上限をあまり気にしなくても良い」という点でしょうか。

ぜひ一度ご活用ください。

※2020年4月13日現在の情報になります。

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