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仕事を溜めない方法

春になり、外出したい気持ちを抑えるので必死のスタッフKです。

社会人となり早20年、これまでの経験の他に新しいことも学びつつ日々を送っていますが、時期により仕事が溜まってくることってありますよね。

そんな日々の仕事を極力溜めずに片付ける方法を今回ご紹介させて頂きます。

仕事を溜めるデメリット

 

ストレス

仕事を溜めると「ストレスを感じる」。これが仕事を溜める最大のデメリットだと思います!えぇ間違いなく!

仕事を溜めると仕事のひとつやふたつ片付いたところで、「まだ、あれが。。。」となりますね。

 

仕事が遅いことによる信用低下

期日が決まっていて量もそこそこある仕事。うん。プレッシャーを感じますね。

仕事はそれ以外も。ということもケースも多いと思います。

このような仕事が期日を過ぎてしまった場合などは信用の低下につながります。

 

また、期日こそ決まっていないが、お客様を待たせている仕事も早いに越したことないです。

実際にあったのが、見積りの提出やレスポンスが一番早かった当社が選定されたということは一度や二度ではありません。

 

仕事を溜めないコツ

 

では、どのように仕事を溜めないようにすればよいのでしょうか。

私自身あみだした!?方法以外にも以前の職場で、上司や先輩がやっていた方法をご紹介します。

 

来た仕事をすぐ片付ける習慣

来た仕事はすぐに取り掛かる!これはもう鉄則!

これさえしていれば、仕事は溜まりません!

 

理論上は。。。

 

どうしても、いま取り掛かっている仕事がありますので、すぐに取り掛かることが難しい場合もあると思いますが、なるべくその日のうちに仕事を終わらせるだけでも仕事が溜まりません。

後述の「仕事の優先順位を決める」ことも重要です。

また、その前提としてですが、仕事が溜まっていないことが重要。。。

 

To Doリストを作成する

To Doリストは「仕事の見える化」。

また、仕事を忘れてしまうことを防止しますので、つけた方が良いです。

ツールは手帳でもメモアプリでもどちらでも良いでしょう。(スマホ、PC、どのデバイスでも共有できるものがオススメです。例えば、エバーノートなど)

そのタスクには、必ず期限を設けるようにしましょう。

 

また、逆にやらないことを決めるのも重要です。

例えば、フェードアウトした企画や将来的な内容(後回しではなく、物理的にいま実行できない内容)。

このような内容は将来的に実行するメモで保存しておくのが良いと思います。

 

仕事の優先順位を決める

仕事には「優先順位の高い重要な仕事」や「急がないといけない仕事」があります。

ご自身のTo Do リストを確認して、本日しないといけない仕事をリストアップし、そこから優先順位順に数字を打てば良いと思います。

 

  1. To Do リストを確認して「本日する仕事」をリストアップ
  2. リストアップした中から「優先順位順に数字を打つ」
  3. ポイントは集中力の必要な仕事は午前中におこなう。
  4. あまり優先順位が高くない仕事は「すき間時間」を活用する(午後一や終業前など)

 

To Do Listには3つの区分で分けると良い

  • 本日おこなう仕事
  • 今週中におこなう仕事
  • 期限が決まっていない、時間があるときにおこなう仕事

 

小分けにする、下準備をする

どうしても時間がかる仕事がある場合は、その作業を3〜5分割にしてしまいましょう。

ある企画書を作成する必要があり、最低でも3日かかる場合などは。

 

  1. クライアントからの要望をまとめる
  2. 調査
  3. 実行可能か社内での相談
  4. 企画の概要を作成
  5. 企画の作成・上長への提出

※各工程が半日〜1日

 

スケジュールを立てる

リストから業務のスケジュールを立てておくと気持ちが少し楽になります。

スケジュールは手書きの手帳でも良いですが、変更になった場合に簡単に修正できる点で、私はGoogleカレンダーなどを活用しています。

 

また、スケジュール組みとしては、大きなプロジェクトを除いて、1週間単位でスケジュールを組むと良いでしょう。

また、前述の仕事を小分けにしたスケジュール(一気にやろうとしない)も週間スケジュールだと組みやすいと思います。

 

スケジュール組での注意点は、「1日にあまり詰め込まないこと」です。

なぜならば、その日に追加で入る仕事もあるからです。

 

億劫な仕事の片付け方

なかなか「手が出せない」「始められない」仕事ってありますよね。。。

このような仕事の対処方法は、ズバリ「始めること」です。

 

「だから、それが始められないの!」

というご意見が聞こえてきそうですが。。。

 

このような仕事は、先ほどの「小分けにすること」と「その初めの1つだけする」と決めておこなうことです。

 

 

最後に

今回ご紹介した内容を少しずつですが、実行することにより仕事の流れが変わります。

小学生の頃、夏休みの宿題の計画は完璧。8月の終わりは冷や汗をかいていた私ですら、仕事が溜まらなくなり、流れが変わりました。

ぜひ、皆さんも参考にして実行してみてください。

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